Tez veri giriş formu, tezinizin YÖK Ulusal Tez Merkezi veri tabanına kaydedilmesi için doldurduğunuz resmî künye formudur. Kısa cevap şudur: tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi adresinde “Üye Girişi” ile e-Devlet üzerinden oturum açar, “Tez Veri Giriş Formu” bölümündeki alanları eksiksiz doldurup kaydeder, sistemin verdiği referans numarasını içeren formu yazdırıp imzalar ve tezinizin tam metin PDF dosyasıyla birlikte enstitünüze teslim edersiniz.
Süreç basit görünse de formdaki küçük hatalar; tez başlığının veri tabanında yanlış görünmesine, özetin bozuk karakterlerle yayımlanmasına ya da enstitüden geri dönüş almanıza yol açabilir. Bu rehberde formun ne zaman doldurulduğunu, alanların nasıl girileceğini, PDF ve ek dosyaların nasıl hazırlanacağını ve en sık yapılan hataları adım adım anlatıyoruz. Anlatım, merkezin yayımladığı yönerge ve sık sorulan sorular sayfasına dayanır; enstitünüzün ek kuralları her zaman önceliklidir.
Tez veri giriş formu nedir ve neden önemlidir?
Bu form; tezin adı, yazarı, danışmanı, üniversitesi, enstitüsü, anabilim dalı, tez türü, sayfa sayısı, dizin terimleri ve özetleri gibi bibliyografik bilgilerini toplayan çevrim içi bir formdur. Ulusal Tez Merkezi yönergesine göre öğrencinin doldurduğu bilgiler, merkezin veri tabanıyla bağlantılı geçici bir tabloya aktarılır. Enstitü ve merkezin kontrollerinden sonra bu bilgiler, tez arama ekranında herkesin gördüğü künyeye dönüşür.
Bu yüzden form, yalnızca bürokratik bir adım değildir. Tezinizin yıllarca başka araştırmacılar tarafından nasıl bulunacağını belirler. Başlıktaki bir yazım hatası ya da eksik dizin terimi, çalışmanızın aramalarda görünürlüğünü doğrudan azaltır. Formu kaydettiğinizde sistemin ürettiği referans numarası, merkezde yapılan bütün düzenleme ve kontrollerde tezinizin kimliği olarak kullanılır.
Tez veri giriş formu ne zaman doldurulur?
Yönergeye göre form iki aşamada ele alınır. İlk olarak tez önerisi kabul edilen öğrenci, tez otomasyon sistemine giriş yaparak formu doldurur. İkinci olarak tez sınavında başarılı olan öğrenci, daha önce girdiği bilgileri jürinin kabul ettiği son hâle göre günceller ve tezini elektronik olarak enstitüye teslim eder.
Uygulamada pek çok enstitü formu savunma sonrası teslim dosyasının bir parçası olarak ister. Bu nedenle en güvenli yol şudur: öneri aşamasında enstitünüz isterse formu açın, savunmadan ve jüri düzeltmelerinden sonra ise başlık, özet ve sayfa sayısını mutlaka son metne göre güncelleyin. Başlık savunmada değiştiyse eski başlıkla teslim edilen bir form, enstitüden geri dönmenin en yaygın nedenlerinden biridir.
Savunma sonrası düzeltmeleri henüz tamamlamadıysanız önce metni kesinleştirmeniz gerekir; çünkü form ile PDF dosyasının birebir uyumlu olması beklenir.
YÖK Tez Merkezi’ne giriş ve form doldurma adımları nelerdir?
Formu doldurmak için izlemeniz gereken temel sıra şöyledir:
- Siteye girin: Tarayıcınızda tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi adresini açın.
- Üye girişi yapın: “Üye Girişi” seçeneğine tıklayın ve e-Devlet şifrenizle oturum açın.
- Formu açın: Kişisel menünüzde yer alan “Tez Veri Giriş Formu” bağlantısına tıklayın.
- Alanları doldurun: Tez bilgilerini, danışman bilgilerini, dizin terimlerini ve iki dildeki özetleri girin.
- Kaydedin: “Kaydet” dediğinizde sistem formunuza bir referans numarası atar. Bu numarayı not edin.
- Yazdırıp imzalayın: Formun çıktısını alın ve imzalayın.
- Enstitüye teslim edin: İmzalı formu, tezin tam metin PDF dosyasını içeren elektronik kopya ile birlikte enstitünüze teslim edin. Bazı enstitüler yayımlama izni ve benzeri beyan formlarını da aynı dosyada ister.
Daha önce doldurduğunuz bir forma ulaşamıyorsanız, merkezin iletişim sayfasında belirtildiği gibi e-Devlet’teki e-posta adresinizle sistemdeki e-posta adresinizin eşleşmesi gerekir. Eşleşmiyorsa merkezin “Bize Ulaşın” formu üzerinden güncelleme talep edebilirsiniz.
Formdaki alanlar nasıl doldurulmalı?
Formun büyük bölümü sade bilgilerden oluşur; ancak bazı alanlar özel kurallara bağlıdır. Aşağıdaki tablo, en çok soru sorulan alanları ve dikkat edilmesi gereken noktaları özetler.
| Alan | Nasıl doldurulur? | Sık yapılan hata |
|---|---|---|
| Tez başlığı (Türkçe ve İngilizce) | Jürinin kabul ettiği son başlık, tezin kapağıyla birebir aynı yazılır | Savunmada değişen başlığın formda güncellenmemesi |
| Özet ve abstract | Biri Türkçe olmak üzere iki dilde, 250 kelimeyi aşmadan düz metin olarak girilir | İtalik, formül, sembol veya alt/üst simge kopyalamak |
| Anabilim dalı ve bilim dalı | Açılan listeden seçilir; uygun seçenek yoksa boş bırakılabilir | Listede olmayan bir adı başka bir dala zorlamak |
| Dizin terimleri | Önerilen terim listesinden seçilir; listede yoksa Türkçesi=İngilizcesi biçiminde yazılır | Anahtar kelimeleri yalnızca tek dilde girmek |
| Danışman bilgisi | Tezin resmî danışmanı, varsa eş danışmanla birlikte girilir | Jüri üyelerini danışman alanına eklemek |
| Sayfa sayısı | Enstitünüzün tarif ettiği yönteme göre (çoğunlukla ön sayfalar ve ana metin birlikte) hesaplanır | Ekleri veya kapakları hesaba yanlış katmak |
Başlık ve özet alanları veri tabanının taranabilir bölümüne yüklendiği için yönerge bu alanlarda italik yazı tipi, tablo, şekil, grafik, kimyasal veya matematiksel formül, sembol, alt veya üst simge ve Yunan harfi gibi standart dışı karakterlerin kullanılmamasını ister. Örneğin özetinizde “CO₂” yazıyorsa forma “CO2” olarak, bir Yunan harfi geçiyorsa harfin okunuşuyla (“alfa” gibi) girmeniz daha sağlıklı olur.
Özeti henüz yazmadıysanız ya da 250 kelime sınırına indirmekte zorlanıyorsanız tez özeti ve abstract yazım rehberimiz size yardımcı olabilir.
Tezin PDF dosyası ve ekleri nasıl hazırlanmalı?
Ulusal Tez Merkezi yönergesi, elektronik kopya için açık kurallar belirler. Tez tek bir PDF dosyası olarak hazırlanır ve enstitünün onayladığı kopya ile aynı olmalıdır. Sayfa numaraları, resim, şekil, grafik ve tabloların yerleri basılı tezle özdeş olmalıdır. Dosya sıkıştırılmamış ve şifresiz olmalıdır.
Ekler konusunda iki ayrım vardır:
- Metin veya fotokopi niteliğindeki ekler (anket formu, izin yazısı, görüşme formu gibi) tezin tam metninin bulunduğu PDF dosyasının içine eklenir. Gerekirse taranarak PDF biçimine dönüştürülür.
- Resim, harita, bilgisayar programı, görüntü veya ses kaydı gibi dosyalar ise referans numarasıyla adlandırılmış tek bir sıkıştırılmış dosya (referansno.RAR) olarak hazırlanır.
Yönerge ayrıca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerin ve ıslak imzaların maskelenmesini veya çıkarılmasını ister. Örneğin ekler bölümünde katılımcı adlarının yer aldığı bir onam formu, imzalı bir jüri sayfası ya da kurum izin yazısındaki kişisel bilgiler, PDF’ye konmadan önce karartılmalıdır. Etik kurul belgelerinizi nasıl düzenleyeceğinizi etik kurul başvurusu rehberimizde ayrıca ele aldık.
Biçimsel uyum açısından kenar boşlukları, sayfa numaralandırma ve başlık hiyerarşisini teslimden önce son kez kontrol etmek için tez formatlama kılavuzumuza göz atabilirsiniz.
Teslim öncesi son kontrolü birlikte yapalım
Tezinizin özetini 250 kelime sınırına indirmek, PDF dosyasını tek parça ve biçimsel olarak düzgün hâle getirmek ya da eklerdeki kişisel verileri düzenlemek konusunda destek istiyorsanız, durumunuzu birlikte değerlendirebiliriz. WhatsApp üzerinden bize yazabilir ya da iletişim sayfamızı kullanabilirsiniz. Kapsam netleştikten sonra çalışma planını ve ücreti bütçenize göre birlikte belirleriz.
Tezimi erişime kapatabilir miyim?
Ulusal Tez Merkezi’ne gönderilen tezler ilke olarak erişime açılır. Ancak lisansüstü eğitim mevzuatı, belirli durumlarda tezin bir süre erişime kapatılmasına imkân tanır. Genel uygulamada bu karar, tez danışmanının önerisi ve anabilim dalının uygun görüşü üzerine enstitü yönetim kurulunun gerekçeli kararıyla ve altı ayı aşmamak üzere verilir. Patent süreci gibi özel durumlar için mevzuatta ayrı bir süre tanımlanmıştır.
Tezinizden henüz yayımlanmamış bir makale çıkarmayı planlıyorsanız ya da çalışmanızda ticari açıdan hassas bilgiler varsa, bu talebi savunmadan sonra beklemeden danışmanınızla konuşun. Talebin dilekçeyle, savunma tarihi ve gerekçe açıkça belirtilerek yapılması gerekir. Talep ve kararın işlenmesi zaman alabileceği için bu adımı teslim gününe bırakmamak önemlidir.
Merkezin iletişim sayfasına göre, 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca eserin telif hakkı yazarına aittir; yayımlama izni bulunmayan bazı tezlerin tam metnine bu nedenle erişilemez. Yayımlama izin belgesi ulaşan tezler ise erişime açılır.
Teslimden sonra ne olur?
Formu ve elektronik kopyayı enstitüye teslim ettikten sonra süreç büyük ölçüde enstitü ve Ulusal Tez Merkezi arasında yürür. Yönergeye göre enstitüler, öğrenciden teslim aldıkları tezin elektronik kopyasını teslim tarihinden itibaren en geç üç ay içinde tez otomasyon sistemine yükler. Merkezin sık sorulan sorular sayfasına göre enstitüler formları ve listeleri yıl içinde belirli dönemlerde merkeze iletir.
Bu nedenle tezinizin arama ekranında hemen görünmemesi olağandır. Merkezin belirttiği önemli bir nokta da şudur: enstitü ve merkez onayından sonra tez veri giriş formunda değişiklik yapamazsınız. Bu da formun ilk seferde doğru doldurulmasını daha da önemli hâle getirir.
Mezuniyet belgesi, diploma ya da kadro başvurusu gibi işlemler için tezinizin sistemde görünmesini bekliyorsanız, enstitünüzden teslim tarihini ve referans numaranızı gösteren bir yazı isteyebilirsiniz. Bu belge, tez veri tabanında yayımlanma süreci tamamlanana kadar çoğu işlemde yeterli bilgi sağlar.
Tez veri giriş formunda en sık yapılan hatalar nelerdir?
Enstitü tez ofislerinin en sık geri çevirdiği durumlar çoğunlukla aynı küçük hatalardan kaynaklanır:
- Başlık uyuşmazlığı: Formdaki başlık ile tez kapağındaki başlığın harf, noktalama veya büyük-küçük harf düzeyinde farklı olması.
- Bozuk karakterli özet: Word dosyasından doğrudan kopyalanan formül, simge ve italiklerin forma taşınması.
- Kelime sınırının aşılması: Özetin 250 kelimeyi geçmesi ya da tek dilde girilmesi.
- Eksik dizin terimi: Listede bulunmayan terimin Türkçesi=İngilizcesi biçimi yerine yalnızca bir dilde yazılması.
- Şifreli veya parçalı PDF: Bölümlerin ayrı dosyalar hâlinde ya da parola korumalı olarak teslim edilmesi.
- Maskelenmemiş kişisel veri: Eklerde ıslak imza, telefon numarası veya katılımcı adının açık bırakılması.
- Güncellenmemiş form: Öneri aşamasında doldurulan formun savunma sonrasında güncellenmeden teslim edilmesi.
Bu listeyi teslimden önce bir kontrol listesi olarak kullanmak, enstitüden geri dönüş alma ihtimalinizi belirgin biçimde azaltır. Pratik bir yöntem olarak formu kaydetmeden önce başlığı ve özeti tez PDF’inizden değil, düz metin düzenleyicisine yapıştırıp temizledikten sonra forma aktarabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Forma nereden ulaşırım?
Formun bulunduğu ekrana, tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi adresinde “Üye Girişi” seçeneğiyle e-Devlet üzerinden oturum açtıktan sonra kişisel menünüzden ulaşırsınız.
Referans numarası nedir, ne işe yarar?
Formu kaydettiğinizde sistemin otomatik olarak ürettiği numaradır. Ulusal Tez Merkezi’ndeki kontrol ve düzenlemelerde tezinizin kimliği olarak kullanılır; ek dosyalarınız da bu numarayla adlandırılır.
Formu kaydettikten sonra değiştirebilir miyim?
Enstitü ve merkez onayından önce bilgilerinizi güncelleyebilirsiniz. Onay işleminden sonra ise formda değişiklik yapamazsınız; bu yüzden savunma sonrası güncellemeleri teslimden önce tamamlayın.
Özet kaç kelime olmalı?
Yönergeye göre özet biri Türkçe olmak üzere iki dilde hazırlanır ve 250 kelimeyi geçmemelidir. Enstitünüzün tez yazım kılavuzunda farklı bir sınır varsa onu da kontrol edin.
Tezim neden Ulusal Tez Merkezi’nde hâlâ görünmüyor?
Enstitüler tezleri teslim tarihinden itibaren en geç üç ay içinde sisteme yükler ve merkez kontrollerini yapar. Ayrıca erişim kısıtlaması kararı veya yayımlama izni eksikliği varsa tam metin görünmeyebilir.
Özetle, bu form tezinizin kalıcı dijital künyesidir. Formu son başlık ve özete göre güncellemek, standart dışı karakterleri temizlemek, PDF’yi tek parça ve şifresiz hazırlamak, kişisel verileri maskelemek ve referans numaranızı saklamak, teslim sürecini sorunsuz tamamlamanın en kısa yoludur.
