Etik Kurul Başvurusu Nasıl Yapılır? Tez İçin Adım Adım Rehber

Etik kurul başvurusu, insanlardan veya hayvanlardan veri toplayacağınız bir tezde, veri toplamaya başlamadan önce yapmanız gereken resmî izin adımıdır. Kısaca şöyle ilerler: danışmanınızla araştırma planını netleştirirsiniz, doğru kurulu seçersiniz, başvuru dosyasını hazırlarsınız ve onay yazısı gelmeden tek bir anket bile uygulamazsınız.

Bu rehberde hangi araştırmanın hangi kurula gittiğini, dosyada hangi belgelerin bulunduğunu ve başvuruların neden geri döndüğünü örneklerle açıklıyoruz. Ayrıca onay aldıktan sonra yapılan değişikliklerin nasıl yönetileceğini de anlatıyoruz. Böylece tez takviminizi etik izin yüzünden kaybetmeden planlayabilirsiniz.

Tezde etik kurul başvurusu ne zaman gerekir?

Temel ölçüt şudur: araştırmanız insan katılımcıya, insandan elde edilen kişisel veriye ya da deney hayvanına dokunuyorsa izin gerekir. Örneğin öğretmenlere anket uygulamak, hastalarla görüşme yapmak veya öğrencilerden ölçek verisi toplamak bu kapsama girer. Benzer şekilde odak grup çalışmaları, gözlem formları ve deneysel uygulamalar da kurul onayı ister.

Öte yandan yalnızca yayımlanmış literatürü inceleyen derleme tezleri ya da kamuya açık ve kimlik içermeyen belgelerle yapılan doküman analizleri çoğu zaman bu yükten muaftır. Ancak muafiyet kararını öğrenci tek başına vermemelidir. Bazı enstitüler bu tür çalışmalar için de “etik kurul izni gerekmez” yazısı istemektedir. Bu nedenle enstitünüzün güncel yönergesini okumak ve danışmanınıza yazılı olarak sormak en güvenli yoldur.

Zamanlama da en az kapsam kadar önemlidir. Çoğu kurul, veri toplandıktan sonra geriye dönük onay vermez. Dolayısıyla onaysız toplanan veriler tezde kullanılamayabilir ve süreç baştan başlar. Tez önerisi kabul edildikten hemen sonra başvuruyu planlamak bu riski ortadan kaldırır.

Hangi araştırma hangi etik kurula gider?

Üniversitelerde genellikle birden fazla kurul bulunur ve her biri farklı araştırma türlerine bakar. Yanlış kurula yapılan bir etik kurul başvurusu, dosyanın hiç değerlendirilmeden iade edilmesine yol açabilir. Aşağıdaki tablo genel bir yol haritası sunar; kesin karar için kendi üniversitenizin kurul tanımlarına bakmalısınız.

Araştırma türü	Tipik örnek	Genellikle başvurulan kurul
Anket, ölçek, görüşme, gözlem	Öğretmen tükenmişliği anketi, veli görüşmeleri	Sosyal ve beşeri bilimler bilimsel araştırma ve yayın etiği kurulu
Girişim içermeyen sağlık araştırması	Hasta dosyası incelemesi, hemşirelere anket	Girişimsel olmayan klinik araştırmalar etik kurulu
İlaç, tıbbi cihaz veya girişimsel uygulama	Yeni bir tedavi protokolünün denenmesi	Klinik araştırmalar etik kurulu (ilgili mevzuata göre ek izinler)
Deney hayvanı kullanımı	Sıçanlarda davranış deneyi	Hayvan deneyleri yerel etik kurulu (HADYEK)
Yalnızca literatür veya açık doküman	Sistematik derleme, mevzuat analizi	Çoğu zaman muaf; enstitünün yazılı görüşü istenebilir

Kurum yönergeleri bu alanı düzenler. Örneğin YÖK’ün Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma ve Yayın Etiği Yönergesi, üniversitelerin kendi etik kurullarını hangi esaslarla kuracağını tanımlar. Bunun yanı sıra her üniversite, başvuru formlarını ve toplantı takvimini kendi sayfasında yayımlar.

Etik kurul başvurusu için hangi belgeler hazırlanır?

Dosyanın içeriği kuruldan kuruma değişse de çekirdek belgeler büyük ölçüde aynıdır. Eksik tek bir imza bile dosyanın bir sonraki toplantıya kalmasına neden olabilir. Bu yüzden belgeleri bir kontrol listesiyle hazırlamanızı öneriyoruz:

• Başvuru formu: Araştırmanın başlığı, amacı, süresi, yürütücüsü ve danışmanı bu formda yer alır.
• Araştırma özeti veya protokolü: Amaç, yöntem, evren ve örneklem, veri toplama süreci ve analiz planı kısa ama net yazılır.
• Veri toplama araçları: Anketin, ölçeğin veya görüşme sorularının uygulanacak son hâli eklenir.
• Bilgilendirilmiş onam formu: Katılımcıya araştırmayı, gönüllülüğü ve çekilme hakkını anlatan metindir.
• Ölçek kullanım izni: Başkasının geliştirdiği bir ölçeği kullanıyorsanız yazarından alınan izin yazısı istenir.
• Kurum izni veya niyet yazısı: Okul, hastane ya da şirkette veri toplanacaksa ilgili kurumun yazısı gerekebilir.
• İmzalar ve özgeçmişler: Danışman ve araştırmacı imzaları ile bazı kurullarda kısa özgeçmişler eklenir.

Veri toplama araçlarını hazırlarken yöntem bölümünüzle tam uyum sağlamalısınız. Bu konuda tezin yöntem bölümü, örneklem ve veri toplama araçları rehberimiz iyi bir başlangıç noktasıdır. Uyarlanmış bir ölçek kullanıyorsanız ölçek uyarlama sürecini anlattığımız yazıyı da okumanızı öneririz.

Etik kurul başvurusu adım adım nasıl yapılır?

Süreci altı adımda düşünebilirsiniz. Her adımı bitirmeden bir sonrakine geçmemek, geri dönüş riskini belirgin biçimde azaltır.

1. Planı danışmanla kesinleştirin. Araştırma soruları, örneklem ve veri toplama yöntemi netleşmeden dosya hazırlamak zaman kaybıdır.
2. Doğru kurulu belirleyin. Yukarıdaki tabloyu kendi üniversitenizin tanımlarıyla karşılaştırın.
3. Güncel formları indirin. Eski dönemden kalma bir formu kullanmak sık görülen bir iade nedenidir.
4. Dosyayı tutarlı hâle getirin. Başlık, örneklem sayısı ve tarih aralığı bütün belgelerde aynı yazılmalıdır.
5. Başvuruyu gönderin ve takvimi izleyin. Kurullar belirli aralıklarla toplanır; bu nedenle son başvuru tarihini kaçırmamak gerekir.
6. Revizyon taleplerine hızlı yanıt verin. Kurul düzeltme isterse istenen değişiklikleri madde madde yaparak dosyayı yeniden sunun.

Pek çok üniversitede başvurular artık elektronik belge sistemi üzerinden alınıyor. Yine de bazı fakülteler ıslak imzalı nüsha isteyebilir. Başvuru kanalını enstitü sekreterliğinden teyit etmek, gereksiz yazışmaları önler.

Tez takviminde etik izni nereye yerleştirmelisiniz?

Etik izin, tez takviminde çoğu zaman en çok hafife alınan adımdır. Oysa veri toplama tarihi bu izne bağlıdır ve izin geciktiğinde bütün plan kayar. Bu nedenle takvimi geriye doğru kurmak işe yarar: önce veri toplamak istediğiniz dönemi belirleyin, ardından kurul toplantı tarihlerini bu dönemin öncesine yerleştirin.

Örneğin bahar döneminde okullarda anket uygulamak isteyen bir yüksek lisans öğrencisini düşünelim. Okullar dönem sonunda yoğunlaştığı için verinin mart ve nisan aylarında toplanması gerekir. Bu öğrenci için makul bir plan şöyle olabilir:

• Aralık: Tez önerisinin kabulü ve veri toplama araçlarının son hâlinin danışmanla onaylanması.
• Ocak: Ölçek izinlerinin alınması, onam formunun yazılması ve dosyanın tamamlanması.
• Şubat: Kurula başvuru, gerekirse düzeltme ve onay yazısının alınması.
• Mart: Onay yazısıyla birlikte kurum iznine başvurulması ve ön uygulamanın yapılması.
• Nisan: Asıl veri toplama sürecinin tamamlanması.

Bu örnek bir çerçevedir ve kendi kurulunuzun takvimine göre uyarlanmalıdır. Yine de mantık her alanda aynıdır: etik kurul başvurusu, veri toplamadan önce biten bir iş olarak planlanmalıdır. Ayrıca danışmanınızın imza sürecini de hesaba katın, çünkü yoğun dönemlerde imza almak birkaç gün sürebilir. Kısacası tampon süre bırakmak, beklenmedik revizyonlarda sizi rahatlatır.

Bilgilendirilmiş onam formu nasıl yazılır?

Onam formu, katılımcının neye razı olduğunu anlamasını sağlayan belgedir. Kurul üyeleri bu metni dikkatle okur, çünkü katılımcı haklarını doğrudan korur. İyi bir form sade bir dille yazılır ve akademik jargondan uzak durur.

Formda en az şu bilgiler yer almalıdır: araştırmanın amacı, katılımcıdan beklenen işlem ve süre, katılımın gönüllü olduğu, istediği an çekilebileceği, verilerin nasıl saklanacağı ve kimlerin erişeceği. Ayrıca araştırmacının iletişim bilgisi de eklenmelidir. Kişisel veri işleniyorsa 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünü de dikkate almalısınız.

Örnek bir cümle şöyle olabilir: “Bu ankete katılmanız tamamen isteğe bağlıdır ve istediğiniz soruda yanıt vermeyi bırakabilirsiniz.” Böyle net ifadeler, kurulun “katılımcı yeterince bilgilendirilmiyor” itirazını baştan önler. Çevrim içi anketlerde ise onay kutusu ilk sayfaya yerleştirilir ve onay vermeyen kişi anketi göremez.

Etik kurul başvurusu neden reddedilir veya geri döner?

Kurulların geri çevirdiği dosyalarda benzer hatalar tekrar eder. Bu hataları bilmek, ilk seferde onay alma ihtimalinizi artırır:

• Tutarsız bilgiler: Formda başka, protokolde başka örneklem sayısı yazmak.
• Taslak araçlar: Anketin son hâli yerine çalışma taslağını eklemek.
• Belirsiz onam metni: Çekilme hakkını veya veri saklama süresini yazmamak.
• Eksik izinler: Ölçek izni ya da kurum yazısı olmadan başvurmak.
• Riskin hafife alınması: Hassas gruplarla, örneğin çocuklarla çalışırken ek güvenceleri anlatmamak.

Bu listeyi başvurudan önce bir kontrol aracı olarak kullanın. Özellikle çocuklarla yapılan çalışmalarda veli onamı ve çocuktan alınan ayrı bir rıza metni sıkça istenir. Bu ayrıntıyı atlayan dosyalar genellikle düzeltmeye gönderilir.

Onaydan sonra nelere dikkat etmelisiniz?

Onay yazısı geldiğinde iş bitmiş sayılmaz. Öncelikle yazının tarihini ve sayısını not edin, çünkü tezin yöntem bölümünde bu bilgiyi belirtmeniz beklenir. Tezden makale üretmeyi düşünüyorsanız aynı bilgi dergiler için de gerekir; birçok dergi etik kurul izin bilgisini makalede açıkça görmek ister.

Araştırma planında sonradan değişiklik yaparsanız, örneğin yeni bir ölçek eklerseniz ya da örneklemi başka bir şehre genişletirseniz, çoğu kurul değişiklik başvurusu ister. Değişikliği onaysız uygulamak, ilk onayın kapsamı dışına çıkmak anlamına gelir. Ön uygulama yapacaksanız bunu da ilk başvuruda belirtmeniz faydalı olur; pilot çalışma sürecini anlattığımız yazıda bu adımı ayrıntılı ele aldık.

Son olarak, toplanan verilerin güvenli saklanması onam formunda verdiğiniz sözün devamıdır. Analiz aşamasında kimlik bilgilerini ayrı tutun ve dosyaları şifreli bir ortamda saklayın. Anket verilerinin çözümlenmesinde desteğe ihtiyaç duyarsanız veri analizi desteği sunan ekibimizle de görüşebilirsiniz. Genel etik ilkeler için ise tez yazımı ve yayın etik standartları yazımıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Etik kurul onayı almadan veri toplarsam ne olur?

Çoğu kurul geriye dönük onay vermez. Bu durumda toplanan veriler tezde kullanılamayabilir ve veri toplama süreci onaydan sonra yeniden yapılır. Ayrıca yayın aşamasında dergiler izin bilgisini sorar.

Etik kurul başvurusu ne kadar sürer?

Süre, kurulun toplantı takvimine ve dosyanın eksiksiz olmasına bağlıdır. Revizyon istenirse dosya bir sonraki toplantıya kalabilir. Bu yüzden başvuruyu veri toplama tarihinden birkaç hafta önce planlamak akıllıca olur.

Online anket için de etik kurul izni gerekir mi?

Evet, genellikle gerekir. Anketin çevrim içi uygulanması katılımcının insan olduğu gerçeğini değiştirmez. Onam metni anketin ilk sayfasına eklenir ve onay vermeyen kişinin ankete geçmesi engellenir.

Lisans tezi veya bitirme projesi için de başvuru yapılır mı?

İnsan katılımcıdan veri toplanıyorsa birçok üniversite lisans düzeyinde de izin ister. Kurallar fakülteden fakülteye değiştiği için bölüm başkanlığınıza veya danışmanınıza danışmanız gerekir.

Hazır bir veri setiyle çalışıyorum, yine başvurmam gerekir mi?

Bu, veri setinin niteliğine bağlıdır. Kimlik içermeyen ve herkese açık yayımlanmış bir veri seti çoğu zaman muaf tutulur. Buna karşın bir hastaneden ya da kurumdan alınan kayıtlar kişisel veri içerebilir. Böyle bir durumda hem kurum izni hem de kurul görüşü istenebilir; karar için enstitünüzün yazılı görüşünü almanız en doğrusudur.

Kurul düzeltme isterse ne yapmalıyım?

Kurulun yazısındaki her maddeyi tek tek karşılayın ve yaptığınız değişiklikleri kısa bir yanıt yazısıyla belirtin. Böylece kurul üyeleri düzeltmeleri hızlıca görür ve dosya daha kolay ilerler.

Özetle, iyi hazırlanmış bir etik kurul başvurusu tez takviminizi korur, katılımcılarınızı güvenceye alır ve yayın aşamasında da işinizi kolaylaştırır. Planı erken yapın, belgeleri tutarlı tutun ve onay yazısı gelmeden veri toplamaya başlamayın.